En la actualidad existen Fintech y entidades financieras que ofrecen soluciones de nómina para empresas, las cuales permiten realizar pagos grupales, optimizar procesos de nómina, cumplir con la normativa legal y reducir el porcentaje de errores manuales en cada proceso relacionado a transacciones de nómina. A continuación, compartiremos algunos puntos a tomar en cuenta al momento de elegir a un proveedor de solución de nómina.
Necesidades de la empresa
Al momento de elegir a un proveedor para realizar pagos grupales de nómina, se aconseja evaluar las necesidades de nómina de la empresa, ya que de esta manera se puede saber cuáles son los requisitos específicos y las capacidades que el proveedor debe tener para cumplir con el servicio solicitado. Dentro de los factores que se deben tomar en cuenta, se destacan la cantidad de empleados, el cumplimiento tributario, la complejidad de los cálculos de nómina, entre otros.
Nivel de seguridad
Se aconseja evaluar el nivel de seguridad de la plataforma del proveedor, ya que esto permite proteger la información personal y financiera de los usuarios. Se recomienda que el proveedor cumpla con las diferentes normativas y lineamientos establecidos por la industria financiera, además de contar con diferentes protocolos y medidas de seguridad, como por ejemplo, el cifrado de datos, la autenticación de dos factores, verificación de identidad, integración de controles de seguridad, custodia de activos múltiples, aprobación de transacciones, entre otros.
Evaluar la escalabilidad
Se aconseja evaluar si la plataforma del proveedor es escalable, ya que esto permitirá que la empresa pueda adaptarse a los constantes cambios y nuevas necesidades que generalmente ocurren cuando la empresa está en crecimiento.
Un proveedor de pagos de nómina escalable puede manejar un aumento en el volumen de empleados, transacciones o complejidad (como nóminas en múltiples países) sin que el sistema colapse o requiera cambios drásticos. Esto asegura que, a medida que la empresa crece, el procesamiento de nómina siga siendo eficiente y confiable.
Nivel de integración
Se aconseja evaluar el nivel de integración de la plataforma del proveedor, ya que un proveedor con un alto nivel de integración podrá conectarse fácilmente con otros sistemas que ya utiliza la empresa, como software de recursos humanos (HRIS), contabilidad o gestión de tiempo. Esto elimina la necesidad de ingresar datos manualmente, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
Una buena integración permite automatizar procesos como la sincronización de información de empleados, cálculos de impuestos o transferencias bancarias. Esto no solo agiliza las operaciones, sino que también libera a los trabajadores de tareas repetitivas para enfocarse en actividades más importantes o estratégicas.
Cumplimiento regulatorio
Al momento de elegir a un proveedor de solución de nómina, se aconseja evaluar su nivel de cumplimiento regulatorio para realizar transacciones y operaciones financieras, ya que esto evitará problemas como multas o sanciones por parte de las autoridades y organismos regulatorios correspondientes.
Evaluar y comparar tarifas
Al momento de elegir una solución de nómina, se aconseja evaluar y comparar las tarifas de los proveedores, ya que es importante verificar si el servicio se ajusta al presupuesto y necesidades de la empresa, de esta manera evitaremos gastos adicionales por cargos o tarifas ocultas.
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